隨著計算機和網絡技術在政府辦公中的廣泛應用，很多信息可以通過電子信息通道進行傳遞。但對于一些重要的機要檔案，由于其機要保密特性的要求，有很多無法通過網絡直接傳輸，而必須以實物的方式進行傳遞、處理和保存，智能文具柜就是在這種趨勢下應運而生的。
 

傳統(tǒng)文具柜，即用來保存檔案資料的柜子；是比較傳統(tǒng)的保存裝具，通常是指帶蓋的箱子和有門的柜子。一般以木材或金屬制成，有的還做成組合式，分開為箱，疊放成柜。

智能文具柜是結合智能檔案管理軟件的新型智能檔案管理產品。借助它可以實現(xiàn)對檔案的權限管理、定位管理、智能存取、智能盤點、在線監(jiān)控等功能，同時對檔案進行規(guī)范化、智能化、自動化管理。

1. 系統(tǒng)控制

主柜柜機控制面板載有15.6寸觸摸顯示屏，用于對柜機實現(xiàn)操作，查詢箱柜狀態(tài)，保持正常運轉。通過高科技技術對智能文具柜的系統(tǒng)進行設計、完善系統(tǒng)功能。

2.信息讀取

具有IC刷卡器和掃描器。IC讀卡器可讀取市場上大多是協(xié)議的IC卡，掃描器支持條形碼和二維碼掃描。

3.身份認證

智能人臉識別，實現(xiàn)人臉抓取攝像，存儲或者上傳云端，可用于開箱存取文具，可以對存取操作全程記錄，實時監(jiān)管文具去向，并能對非法出庫、逾期未還等情況自動報警，相較于傳統(tǒng)檔案柜安全性更高。

4. 硬件控制
鎖控板上集成了電子鎖以及格口LED燈箱控制，實時顯示文具的存取狀態(tài)。

5 通訊模塊

配置網絡端口，可外接網線實現(xiàn)遠程聯(lián)網。數(shù)據(jù)可保存在本地也可以上傳網端，實現(xiàn)遠程控制，省去手工登記盤點的步驟，有效提升了檔案盤點和管理效率。

智能文具柜具備兩種主要功能：文具存儲與流轉。未來，，智能文件柜自動錄入文具信息，存取時間，智慧化管理。同時，涉及文件流轉需要時，工作人員需將文具存入交換柜，由系統(tǒng)發(fā)送通知及取件碼給當事人，完成文具的轉交。柜體采用人臉識別身份驗證，同時可以實現(xiàn)刷卡和二維碼掃描等功能。